質問への回答は、まず結論を述べよ
仕事において、質問されることは良くある。
仕事を依頼した時・依頼するとき、社内や社外の人と打ち合わせをするとき、商談など。
質問されたとき、初めに結論を答える方が良いと思っている。
結論を先に答えることのメリットは次の通りだと考える。
メリット1:相手を安心させる
質問者は疑問や不安があるので質問するのだ。なので質問を受けたときは
など、初めに回答内容の結論を伝えることで相手を安心させることが出来る。
よくあるのが、理由を先に述べて結論を最後に言うことだ。
質問者が知りたいことは結論である。結論の前に理由を長々と説明されると不安になるのだ。
結論が分からないので理由を説明されても、理解しにくいからだ。
そのため、最初にYes / Noなどの結論を伝えることで相手を安心させよう。
メリット2:相手に信頼されるようになる
結論を先に伝えることで、相手に信頼されるようになると思う。
知りたいことをがあるから質問をするのだ。それを教えてくれる人の事は信頼するだろう。
自分が質問者の立場なら、結論を後回しにして理由を説明されると、真摯に回答しているように思えないのだ。これは私個人の想いである。
私は結論が分からないのに理由だけ説明されても、何を説明されているのか分からない。数分間、理由を説明されるときがあるが、初めの方なんて覚えてないから最後に結論を言われても、もう一度聞かないといけない。
なので、回答者が真摯対応しているように思えないのです。
メリット3:回答者(自分)の回答の筋道を立てることが出来る
回答者の立場で考えたとき、最初に結論を言うことで回答の道筋が立つと考えている。
結論を最初に言っているので、それに沿った回答をしようという意識が働くと思う。
理由から先に言おうとすると、横道にそれることが多々あった。
理由の理由を言おうとするのである。
質問者は結論が分からないから、理由の理由のような横道の話をされても理解できない。
話している方も関係ない話を持ち出すことが多くなる。
そこで、初めに結論を言うことで、結論に深く関係することに意識を集中させるのだ。
この記事を書こうと思った理由
この記事を書こうと思った理由は、同僚が「理由→結論」と話すタイプで言いたいことが分かりにくかったからだ。
その同僚は、Yes / Noで答えられる質問をしても理由を長々と話して何を言いたいのかさっぱり分からないことが多かった。結論(回答)を言わないことも多々あった。
質問している立場からすると、「Yes / Noで答えられる質問しているのになぜ答えない?」と不信にしか思えない。
など、こちらの時間と労力を無下にされた想いだった。
仕事は一人でしているわけじゃない。仕事はチームでやるものだし、お客様も含めて多くの人が関わるのだ。
チームで仕事をしている以上、協力するのは言わずもがな当然のこと。質問へは必ず回答(結論)を述べなければならない。
質問者が一番知りたいのは「回答(結論)」なのだ。先に回答することは大切なこと。
この同僚を見て、「人の振り見て我が振り直せ」だと思い、回答を先に言うようにしようと思ったです。
コミュニケーションって難しいね。
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